「記書き」は中央に「記」と書き、右下に「以上」と書いて締める

 私は市の公園のバーベキュー場でアルバイトをしているが、2月1日と3日は2日間とも午後からの勤務であった。
 2月1日、来園者が管理事務所にやってきて、公園でドローンを飛ばしたいので許可してほしいという申し出であった。さらに3日には家族連れがやって来て、スラックラインをやりたいが許可をもらえないかと言ってきた。
 私はどちらも禁止されているので、許可できないと答えると、そんなことは公園の看板にも書いてないし、公園のホームページにもそんな記述はないと、不満げに反論してくる。
 私がアルバイトをしている公園の北側には、中部電力の「東名古屋変電所」がある。見上げると公園の木々の上空に中部電力の「東名古屋変電所」と「知多火力発電所」を結ぶ多くの送電線鉄塔が立っている。
 もし、その送電線に凧が絡みついたりすると近隣の500戸の世帯が停電となる。それゆえに公園内は凧揚げ禁止となっている。だが、ドローン禁止はどこにも書いていない。
 やはり、ドローンも送電線に接触すれば、近隣世帯が停電になるおそれがあるので、禁止されて当然だと思われるが、ホームページはもとより、公園内の看板にもその記載がない。
 またスラックラインしても樹木を傷つけることになるので、市役所の担当課から、使用禁止という指示があったが、これの記述もどこにも載っていない。市役所の担当課からのエビデンスも残っていない。
 なお、スラックライン(slackline)とは、幅2.5~5センチメートル程度の帯を張り渡した上で、綱渡りのように歩いたり、ジャンプやポーズなどの技を競い合ったりするスポーツのことである。
 私はシルバー人材センターの担当者に、ドローンにしてもスラックラインにしても管理事務所は市役所の担当課から、「使用禁止」という公式な文書をもらっていないので、すぐにでももらってほしいと、メールで連絡した。私はもうリーダーではないが、止むに止まれぬ思いであった。
 現在のリーダーは、エクセルのスキルは充分なのに、PCやスマホでのメールの送受信ができない。その代わりに管理事務所のFAXを利用して、シルバー人材センターの担当者と情報のやり取りをしている。それでは、詳細な情報交換はリーダーの勤務日に限定されることになる。
 現リーダーやシルバー人材センターの担当者間の情報交換は、走り書きのA4用紙のFAX送信である。さらにシルバー人材センターの担当者は、その互いの情報をもとに市役所の担当課と電話で連絡を取り合っているようである。
 私がリーダーのときには、こうした詳細な情報交換はPCメールでやっていた。すぐにでも市役所の担当課の指示を仰ぎたいときには、ビジネス文書の形式を用いて書類を作成して、シルバー人材センターの担当者に送信していた。情報交換を即座に行いたかったからだ。
 私は現役サラリーマンの頃、官庁の仕事がメインの旧財閥グループの会社と取引していた。
 私は社長から営業担当を任されたとき、その旧財閥グループ会社のビジネス文書仕様を頭に叩き込んでから、ビジネスに関する書類を提出したものである。
 そのビジネス文書の書き方は、概ね、次のようなものであった。
 ①文書番号 但し、文書番号は省略されることが多かった。②発信年月日 日付は文書の作成日ではなく発信日で、得意先が官の仕事が多かったせいか、元号を使うことが一般的であった。③宛名 宛名は文書の左上で、高さは発信年月日の1行下あたりに記載する。④発信者名 宛名より1行下げた右上に記載する。⑤件名 〇〇の件とは書かずに「○○について」と記載する。⑥頭語・結語 通常は「拝啓・敬具」。⑦時候の挨拶 ⑧感謝の挨拶 ⑨用件 ⑩結論
そして、「記書き」で要点を明確化させる。「記書き」はビジネス文書の中で大きなウエイトを占める大切な要素を含むものであり、より具体的な内容を記載する。
 中央に「記(しるす)」と書いて、右下に「以上」で内容を締めくくる形式のものである。
 
 こうしたビジネス文書の形式を保持して作成したものを、メールに資料添付すれば、そのまま市役所の担当課に送信することができる。
 写真貼付すれば、さらに情報把握に容易になるし、時間短縮にもなる。
 シルバー人材センターの担当者と現リーダーの手書きの書類のFAXでのやり取りを見ていると、私は歯がゆくてならない。だが、越権行為と言われかねないので、今後はじっと成り行きを眺めることにしようと思っている。

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